Umowa powierzenia danych osobowych

(Załącznik nr 1 do Regulaminu serwisu Rent2End)

Strony umowy

Administratorem danych osobowych (dalej: „Administrator”) jest Użytkownik serwisu Rent2End – właściciel, najemca lub inny podmiot, który w ramach korzystania z serwisu powierza Rent2End przetwarzanie danych osobowych.
Procesorem (dalej: „Procesor”) Robert Zdanowski, właściciel marki Rent2End, z siedzibą we Wrocławiu, ul. Stanisława Drabika 38 lok. 24, 52-131 Wrocław, NIP: 8992843940, REGON: 380004584.
Do zawarcia niniejszej Umowy dochodzi z chwilą akceptacji Regulaminu serwisu Rent2End przez Użytkownika. Niniejsza Umowa zastępuje wszelkie dotychczasowe porozumienia stron w tym zakresie.

Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do korzystania z usług serwisu Rent2End.
Dane przetwarzane obejmują w szczególności: dane identyfikacyjne i kontaktowe stron umowy (imię, nazwisko, adres, PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości, adres e-mail, numer telefonu), dane finansowe i rozliczeniowe (wysokość czynszu, kaucja, numer rachunku bankowego, harmonogram płatności, informacje o opłatach dodatkowych), dane dotyczące nieruchomości (adres, metraż, stan techniczny, wyposażenie), dane związane z treścią i przebiegiem umowy (okres obowiązywania, warunki wypowiedzenia, aneksy, zgłoszenia usterek, dokumentacja fotograficzna) oraz inne dane przekazane przez Administratora w ramach korzystania z usług Rent2End.
Kategorie osób, których dane dotyczą: Osoby trzecie, których dane Administrator wprowadza do systemu w celu realizacji procesów związanych z najmem nieruchomości, w szczególności: najemcy, potencjalni najemcy, współlokatorzy, poręczyciele oraz pełnomocnicy.

Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu i przez czas świadczenia usług określonych w Regulaminie serwisu Rent2End, na udokumentowane polecenie Administratora.
Przetwarzanie obejmuje operacje w systemach informatycznych takie jak: zbieranie, utrwalaniu, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie (wyłącznie na wyraźne polecenie lub poprzez funkcjonalności uruchomione przez Administratora) oraz generowanie dokumentów (np. umów w formacie PDF).

Niniejsza Umowa obowiązuje przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług w ramach serwisu Rent2End (okres posiadania aktywnego konta).

Procesor zobowiązuje się do:

przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Procesor),
zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zachowały je w poufności,
stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych zgodnie z art. 32 RODO,
niezwłocznego, nie później niż w terminie 36 godzin od wykrycia, poinformowania Administratora o każdym stwierdzonym naruszeniu ochrony powierzonych danych osobowych,
pomagania Administratorowi, w miarę możliwości, w wywiązywaniu się z obowiązków odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, oraz innych obowiązków z art. 32-36 RODO,
usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu świadczenia usług, zgodnie z postanowieniami §5a niniejszej Umowy.

Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy o świadczenie usług serwisu Rent2End, Procesor usuwa wszelkie dane osobowe powierzone na podstawie niniejszej Umowy w terminie do 30 dni, chyba że przepisy prawa powszechnie obowiązującego (np. podatkowe, rachunkowe) nakazują dalsze przechowywanie części tych danych.
Przez okres wskazany w ust. 1, Administrator ma techniczną możliwość wyeksportowania danych z serwisu Rent2End za pomocą dedykowanych narzędzi wbudowanych w platformę.

Procesor może powierzyć przetwarzanie danych dalszym podprocesorom, w szczególności dostawcom usług IT, hostingu, księgowości lub doradztwa prawnego.
Aktualnie Procesor korzysta z usług Amazon Web Services (AWS) w zakresie hostingu danych w Unii Europejskiej.
Procesor poinformuje Administratora o zamiarze dodania lub zmiany podprocesorów z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem za pośrednictwem wiadomości e-mail lub komunikatu w panelu systemu. Jeżeli Administrator zgłosi uzasadniony sprzeciw wobec tej zmiany w terminie 14 dni, a strony w drodze negocjacji nie wypracują porozumienia, Administratorowi przysługuje prawo do rozwiązania umowy o świadczenie usług serwisu Rent2End ze skutkiem natychmiastowym. Do momentu rozwiązania umowy Procesor jest uprawniony do przetwarzania danych z wykorzystaniem dotychczasowej infrastruktury lub wstrzymania świadczenia danej funkcjonalności dla tego Administratora.
Podpowierzenie danych innym podmiotom wymaga zawarcia umowy gwarantującej standardy ochrony danych zgodne z RODO.

Procesor udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.
Podstawową formą weryfikacji zgodności przez Administratora jest weryfikacja certyfikatów, raportów z audytów niezależnych oraz oświadczeń o zgodności udostępnianych przez Procesora.
W uzasadnionych przypadkach, gdy udostępnione materiały są niewystarczające, Administrator ma prawo przeprowadzić audyt lub inspekcję w siedzibie Procesora na własny koszt, po uprzednim uzgodnieniu terminu (minimum 30 dni przed planowanym audytem), uzgodnieniu zakresu audytu oraz podpisaniu przez audytorów zobowiązania do zachowania poufności wobec innych danych przetwarzanych przez Rent2End.

Każda ze stron odpowiada za szkody wyrządzone drugiej stronie w wyniku naruszenia postanowień niniejszej Umowy lub przepisów RODO na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego oraz RODO.
Łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Procesora wobec Administratora z tytułu naruszenia niniejszej Umowy (z wyłączeniem szkód wyrządzonych umyślnie) zostaje ograniczona do kwoty równej sumie opłat abonamentowych wniesionych przez Administratora na rzecz Procesora w okresie ostatnich 6 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.

Umowa stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu serwisu Rent2End.
Umowa podlega prawu polskiemu.
Spory wynikłe z realizacji Umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby Procesora.